Para quem está começando no mundo das feiras e eventos ou para quem já é veterano, mas precisa enxugar o orçamento, separamos algumas das melhores dicas para ajudar você a planejar e montar um stand barato, simples e eficiente.
Vamos a elas:
1. PLANEJE COM ANTECEDÊNCIA
A lógica de preços atualmente beneficia quem contrata com antecedência. Deixar tudo para a última hora significa, muitas vezes, pagar muito mais caro.
Pesquise bem a feira ou o evento do qual irá participar. Verifique as sugestões de hotéis, transporte e restaurantes. Fazer toda a programação com mais de 6 meses de antecedência já pode garantir boas economias. A reserva do espaço, por sua vez, normalmente precisa ser feita entre 12 e 6 meses antes do evento.
Um dos itens que mais pesam no orçamento de eventos são os gastos com pessoal: contratação, deslocamento, hospedagem, refeições e diárias.
Por isso, procure planejar seu stand de forma que sua própria equipe consiga lidar com a maior parte dos atendimentos. Dessa maneira, você evita manter pessoas no stand que talvez não sejam necessárias durante todo o período do evento.
As feiras maiores costumam gerar um fluxo contínuo de pessoas. Já muitos eventos focados em conteúdo e palestras podem esvaziar a área de exposição durante as apresentações.
Essa situação acontece principalmente em eventos realizados em hotéis, nos quais os stands ficam concentrados nas áreas destinadas aos coffee-breaks.
Nesse caso, sua equipe pode ser mais reduzida, pois haverá períodos de menor movimento durante as palestras, seguidos por grandes ondas de visitantes nos momentos de coffee-break.
2. CAUSE IMPACTO SEM GASTAR UMA FORTUNA
Como fazer um stand bom, bonito e barato?
Essa é a resposta que todos querem.
Em muitos casos, a organizadora do evento que vendeu o espaço também oferece uma montagem básica. Existem diferentes tipos de montagem de stand, e você pode conhecer todos em nosso outro post. (existem 6 tipos de montagem de stand, e você pode conhecer todos em nosso outro post aqui.)
Essa montagem básica geralmente inclui paredes brancas. O que muita gente não sabe é que é possível adesivar essas paredes.
Você pode criar a arte como se elas fossem um grande backdrop e contratar a adesivação das paredes no próprio local. Essa é uma das formas mais econômicas de personalizar um stand.
Se o seu designer fizer um bom trabalho, seu stand pode ficar lindo!
A adesivação pode variar de acordo com o fornecedor, material e região. Como referência, considere os valores praticados na época em que este conteúdo foi produzido.
Outra ótima opção são os stands portáteis.
Ao longo dos anos, inspirados pela Lei de Pareto, fomos analisando quais poucos modelos de stand atendiam a cerca de 80% das necessidades apresentadas pelos nossos clientes. Existem modelos em várias faixas de valor. ( pode conferir aqui)
Com isso, elaboramos uma lista de sugestões de stands portáteis que podem ser utilizados em diversas situações, combinando simplicidade, beleza, impacto e economia.
Existem modelos em várias faixas de preço. Você pode conferir as opções em nosso conteúdo específico sobre o assunto.
Outra economia está no fato de que você mesmo pode montar o stand, evitando gastos adicionais com montagem.
E, após o evento, o stand continua sendo seu e pode ser utilizado novamente no próximo evento.
Se precisar trocar as artes, também é possível fazer isso facilmente: você mantém as mesmas estruturas e troca apenas a personalização, adaptando-a para novos produtos, marcas e textos.
3. EVITE GASTOS DESNECESSÁRIOS
Alguns gastos podem ser reduzidos ou até eliminados, dependendo das suas possibilidades.
Um deles é o estacionamento, que pode representar um custo considerável ao longo dos dias do evento. Planejar o deslocamento utilizando aplicativos de transporte, como Uber, pode sair mais em conta.
A alimentação nos locais de eventos também costuma ser cara e, muitas vezes, oferecida em porções pequenas.
Levar uma bolsa térmica com sanduíches e snacks pode ser uma ótima alternativa para economizar.
Pense também na possibilidade de levar uma pequena máquina de café expresso. Além de poder ser uma atração para seus clientes, ela pode gerar economia para a equipe de atendimento do stand.
Outro item que merece ser reconsiderado são os brindes.
Muitas vezes, eles são esquecidos ou descartados logo após o evento e acabam não cumprindo a função de manter sua marca presente junto ao cliente.
Um café expresso oferecido como cortesia, por exemplo, pode ser mais atraente e gerar uma experiência melhor do que mais uma caneta personalizada.
4. USE FERRAMENTAS MAIS EFICIENTES
Utilizar ferramentas modernas e eficientes para capturar os contatos dos visitantes, promover o evento, realizar inscrições ou fazer cadastros é uma forma de ganhar eficiência e reduzir custos.
Empresas como a MOBLEE oferecem soluções digitais para facilitar diversos processos envolvidos na preparação e realização de eventos.
A tecnologia pode ajudar a reduzir tarefas manuais, organizar informações e melhorar o aproveitamento dos contatos gerados durante a feira.
5. INVISTA EM MARKETING PRÉ-EVENTO
O que uma dica de marketing está fazendo em uma lista sobre como economizar?
Na maioria dos casos, o que as empresas realmente buscam é resultado.
Não adianta gastar apenas R$ 1.000,00 se esse investimento não gerar retorno. Nesse caso, mesmo tendo gastado pouco, o valor pode ter sido alto demais.
Por outro lado, se você investir R$ 5.000,00 e gerar R$ 500.000,00 em negócios, provavelmente verá esse investimento de outra maneira.
O ponto que queremos destacar é: não se participa de um evento sem a expectativa de obter bons resultados.
Mas também não dá para ficar esperando que o organizador faça tudo por você.
Uma pesquisa realizada nos Estados Unidos com mais de 400 profissionais responsáveis por marketing em feiras e eventos perguntou o que eles haviam feito recentemente para melhorar os resultados de seus stands.
O resultado apontou o marketing pré-evento como o item nº 1 em uma lista de 10 ações.
Isso mostra que as ações realizadas antes — e também depois — do evento são tão importantes quanto as ações realizadas durante a feira.
Uma participação bem-sucedida começa muito antes do primeiro dia do evento.
Entre as ações citadas na pesquisa estavam:
* enviar convites por correio, e-mail, telefone ou uma combinação desses canais para os principais clientes;
* convidar os clientes de maior potencial para um café da manhã, almoço ou jantar, criando uma oportunidade para uma conversa mais aprofundada;
* facilitar para que os vendedores enviem convites para a feira aos clientes com quem já possuem contato;
* utilizar as redes sociais para promover o evento e o seu stand.
Algumas dessas ações de marketing praticamente não exigem custos adicionais. Elas dependem principalmente de planejamento, organização e dedicação da equipe.
E podem fazer toda a diferença nos resultados do seu próximo evento.
CONCLUSÃO
Esperamos ter colaborado para ajudar você a planejar sua próxima participação em uma feira ou evento de maneira mais econômica e estratégica.
Até a próxima!
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