As feiras e os eventos são canais consagrados de comunicação e marketing. De acordo com a SPturis, somente em São Paulo, ocorre um evento a cada 6 minutos.
Dados como esses deixam bem clara a importância dos eventos e são uma prova da força e do valor que feiras e eventos podem trazer para empresas e organizações.
Contatar novos clientes e abrir novos mercados, lançar produtos, ampliar o volume de vendas e divulgar sua mensagem para um público maior são alguns dos objetivos em comum de participantes e expositores.
Entretanto, o que aparentemente parece ser um caminho certo para alcançar bons resultados, na realidade, revela-se um pouco mais desafiador.
Nesse universo das feiras e eventos, existe uma falsa impressão de que basta contratar um espaço na feira ou pagar o patrocínio de um evento para garantir os resultados desejados. Muitas empresas acabam percebendo, tardiamente, a importância de ter um plano de marketing de um evento.
Como quase tudo na vida, não dá para confiar unicamente nos esforços do organizador da feira ou do evento para trazer resultados para o seu stand.
O evento em si é uma grande onda que está sendo criada, mas é você quem precisa pegá-la.
O organizador irá trabalhar para criar atração suficiente para que seus clientes e outros potenciais interessados desejem ir ao evento. Mas você precisa se assegurar de que os melhores clientes potenciais coloquem o seu stand na lista das paradas obrigatórias.
E a melhor maneira de fazer isso é criar um bom plano de comunicação para o evento.
Uma pesquisa realizada em 2014 pela Access Intelligence Research & Consulting, com cerca de 400 expositores nos Estados Unidos, questionou quais ações realizadas mais influenciaram o aumento dos resultados nos stands em relação aos anos anteriores na mesma feira.
A partir das respostas, foi elaborada uma lista com os 10 itens que mais influenciaram os resultados. O primeiro item da lista, apontado como o principal responsável por impactar positivamente os resultados da participação em feiras, foi o Marketing Pré-Evento.
Esse resultado deixa muito evidente a importância da comunicação para o profissional de eventos.
Planejar a comunicação antes, durante e depois da feira pode fazer toda a diferença para transformar a participação em uma oportunidade real de relacionamento, geração de negócios e fortalecimento da marca.
PRÉ-EVENTO
Para “bombar” na sua próxima feira, vamos ver agora quais são as ações de Marketing Pré-Evento que precisam estar no seu plano de comunicação para eventos.
A partir das entrevistas realizadas com essas 400 empresas, compilamos 7 dicas práticas para melhorar suas ações de divulgação pré-evento. Confira:
1. CONVIDE INDIVIDUALMENTE
Envie convites personalizados para os principais clientes e contatos de grande potencial que ainda estejam em fase de prospecção.
O convite pode ser enviado por e-mail, por ligação, utilizando um serviço de entrega (Loggi, Jadlog, TNT) ou por uma combinação de todas essas opções.
2. CRIE OU USE UM AMBIENTE MUITO ACOLHEDOR
Convide os clientes potenciais (leads) para um café especial, almoço ou até mesmo um jantar, onde vocês possam ter mais tempo para conversar sobre a proposta apresentada.
3. TODOS PODEM AJUDAR
Facilite e estimule ao máximo os seus vendedores a enviarem convites para seus clientes.
Certifique-se de que todos tenham as informações corretas, necessárias e atualizadas sobre o evento.
4. UNIDADE FORTALECE E REFORÇA SUA MENSAGEM
Alinhe a comunicação e o tema do stand e do evento em todas as mensagens pré-evento, no site e também na comunicação pós-evento.
ORGANIZE PARA ACERTAR NO ALVO
5. ESTIMULE O AGENDAMENTO
Estimule o cliente a agendar o dia e o horário da sua visita. Assim, você poderá atendê-lo de maneira especial.
Facilite o acesso às informações sobre a localização do seu stand e certifique-se de que ele consiga entrar em contato com você facilmente.
FORTALEÇA O INTERESSE
6. OFEREÇA UM MOTIVO PARA VISITAR SEU STAND
Ofereça brindes de qualidade que o cliente precise retirar pessoalmente no stand.
Outra opção é oferecer uma demonstração especial, uma informação exclusiva, um guia ou um relatório que tenha valor real para o seu público.
DIVULGUE
7. USE AS REDES SOCIAIS. AO MÁXIMO.
Coloque essas dicas em prática na sua próxima feira ou evento. Não fique esperando que o organizador faça tudo por você.
Seu cliente já estará propenso a participar do evento, mas você precisa se certificar de que ele também tenha um bom motivo para visitar o seu stand.
DURANTE O EVENTO
É evidente que os esforços de comunicação não acontecem somente antes, mas também durante e após as feiras e eventos.
O design do stand deve ser criado pensando no fluxo das pessoas, nos diferentes pontos de atendimento e nas mesas com telas e amostras para demonstração.
Além das estações de atendimento, o stand pode servir como apoio para uma visita guiada.
Ou seja, a pessoa responsável pelo atendimento poderá iniciar o pitch de vendas em qualquer ponto da área do stand. Após o engajamento e a qualificação do lead, poderá começar um mini tour previamente criado pelo designer em conjunto com os times de marketing e vendas, seguindo uma sequência lógica de informações a serem transmitidas ao cliente.
Esse tour torna a apresentação e as explicações mais dinâmicas, agradáveis e visuais.
O tour poderá terminar em uma mesa de atendimento, onde serão apresentados mais detalhes e estabelecidos os próximos passos com aquele contato.
Sendo assim, banners, backdrops, telas com vídeos, amostras e até balcões de atendimento são elementos e ferramentas de apoio à comunicação em feiras e eventos.
Caso seu evento não seja realizado em uma feira com um stand, você pode aplicar o mesmo conceito de criação de ambientes, pensando no espaço total do seu evento como um grande stand.
Planeje os pontos de contato e o fluxo dos seus clientes pelo espaço, de forma que eles sejam envolvidos pela sua mensagem.
Confúcio dizia:
“Fale-me e eu esquecerei. Mostre-me e eu lembrarei. Envolva-me e eu compreenderei.”
Portanto, nossa missão não é apenas falar ou mostrar, mas envolver o cliente em um ambiente atraente e, então, transmitir a mensagem que desejamos.
Como você pode perceber, o stand ou a cenografia do espaço é uma peça de importância fundamental na comunicação durante feiras e eventos.
A REGRA 3 EM 3
Um stand deve obedecer ao que eu chamo de REGRA 3 EM 3:
Em 3 segundos, fazer 3 coisas:
1. Dizer claramente quem é você e qual é o seu produto ou serviço.
2. Atrair para perto o seu público-alvo.
3. Ajudar aqueles que não fazem parte do seu público-alvo a seguir em frente, evitando que o stand fique lotado desnecessariamente.
Uma vez que seu cliente-alvo esteja dentro do stand, seu time de vendas e atendimento precisa estar bem treinado para fazer o pitch de vendas com eficiência.
Um pequeno treinamento antes do evento pode aumentar muito seus resultados.
Fazer um brainstorm de frases de engajamento que façam sentido para o público ajuda muito. Pense nessas frases como se fossem headlines que fazem alguém querer parar e ler um artigo.
Em seguida, estabeleça:
* o tempo razoável de uma apresentação;
* a sequência da apresentação;
* os pontos vitais que devem ser citados;
* as principais objeções dos clientes e como superá-las;
* as informações que todos devem conhecer sobre a concorrência.
Planeje também como irá coletar os contatos.
Ir para o evento com o time de atendimento preparado é elevar o nível dos resultados após o evento.
Mas o trabalho ainda não acabou.
O trabalho de comunicação do PÓS-EVENTO começa durante o próprio evento. Estabeleça alguém responsável por gerenciar a lista de contatos e direcionar os atendimentos e retornos solicitados pelos clientes.
PÓS-EVENTO
Antes do evento, você deve deixar prontas todas as peças de marketing, sejam elas e-mails, postagens ou vídeos, para serem disparadas entre o primeiro e o segundo dia útil imediatamente após o evento.
Com isso, você mantém a mesma conexão e energia do contato realizado durante a feira ou evento e dá continuidade ao processo comercial.
A equipe comercial pode estar cansada, mas agora não é hora de relaxar.
Tente programar os momentos de descanso do time para antes ou depois dessa etapa, para que, agora, após a feira, a equipe esteja focada na “colheita”.
Nessa fase, as ligações são importantes e cabem perfeitamente para fazer o fechamento das propostas e dos pedidos.
As vendas originadas na feira podem ser registradas separadamente para ajudar no cálculo do ROI (Return on Investment), ou seja, o retorno sobre o investimento.
Basicamente, o ROI pode ser analisado comparando o total das vendas fechadas originadas na feira com o total investido no evento.
E agora?
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